KI im Projektsteuerungsbüro
Effizienter steuern, ohne nachzufragen
in der Projektsteuerung.
Sie steuern Projekte, in denen zehn Beteiligte in zehn Systemen arbeiten. Der Bericht für den Bauherrn entsteht aus zehn Anrufen. Das lässt sich ändern.
Kurz gesagt
KI hilft in der Projektsteuerung, indem sie den Projektstand aus Protokollen, Mails, Terminplänen und Kostenständen der Beteiligten zusammenführt, Aufgaben mit Person und Frist verfolgt und den Bericht für den Bauherrn als Entwurf vorbereitet. Termin- und Kostenabweichungen werden früh gemeldet. Steuern, entscheiden und berichten tun Sie, mit den Zahlen auf dem Tisch.
Stand: September 2026
Was wir dafür entwickeln
Effizienzsteigerung, und zwar die rechenbare
Effizienzsteigerung ist ein großes Wort. Hier steht die Rechnung dahinter: Der größte Einzelposten im Planungsbüro ist die Suche, und das ist der Hebel. Erfahrungswerte aus Büros Ihrer Größe, als Spanne, weil jedes Büro anders abgelegt hat.
Worin die Zeit steckt
- Der belastbare Stand über mehrere Beteiligte und Systeme hinweg
- Vereinbarungen, die in Protokollen und Mails verstreut sind
- Welche Frist läuft, und seit wann niemand nachgefasst hat
- Suche nach Referenzprojekten: grob auf die Hälfte bis ein Drittel
- Normen- und Regelwerksrecherche: circa die Hälfte weniger
- Protokolle und wiederkehrende Berichtsteile: circa ein Drittel bis die Hälfte weniger
| Abteilung | Heute | Erreichbar |
|---|---|---|
| Fachplanung | circa 15 bis 25 % | etwa halbieren |
| Bauleitung und Überwachung | circa 10 bis 20 % | etwa halbieren |
| Konstruktion und CAD | circa 10 bis 15 % | ein Drittel weniger |
| Verwaltung und Sekretariat | circa 10 bis 20 % | ein Drittel weniger |
Abgelesen · Externer Beratungsbericht für ein Ingenieurbüro dieser Größe, dazu eigene Audits · Stand 09/2026 · Spanne über mehrere Abteilungen, bewusst keine Punktwerte
Angenommen · Erwartungswert aus den Audits, nicht nachgemessen · Stand 09/2026 · was mit einer durchsuchbaren Wissensbasis erreichbar ist
In einem Büro mit fünfzehn bis zwanzig Mitarbeitenden summiert sich das auf mehrere hundert Stunden im Monat. Gerechnet mit den internen Stundensätzen ist das ein fünfstelliger Betrag im Monat — sechsstellig im Jahr.
Bei gut aufbereitetem Bestand geht deutlich mehr. Das Finden dauert dann Sekunden: eine Frage, eine Antwort, die Fundstelle daneben. Auf null geht es trotzdem nicht, und das ist Absicht. Was bleibt, ist das Prüfen — wer einen Nachweis unterschreibt, öffnet die Quelle, statt einer Antwort zu glauben. Aus einer Stunde Suchen wird eine Minute Nachschlagen.
Wie weit es geht, hängt an Ihrem Bestand, nicht am Modell. Zwanzig Jahre als gescanntes PDF ohne Volltext findet auch das beste System nicht. Was davon in welchem Zustand ist, sagt Ihnen das Audit.
Erfahrungswerte aus Beratungs- und Auditgesprächen mit Planungs- und Ingenieurbüros dieser Größenordnung. Bewusst als grobe Spanne angegeben: Das sind Anhaltspunkte, keine Zusage für Ihr Büro.
Das sind fremde Büros, nicht Ihres. Die Spalte, die zählt, entsteht im Audit: Wir messen Ihre Suchzeit in Ihren Abteilungen, mit Ihren Stundensätzen, und schreiben sie in den Plan.
Sechs Stellen, an denen es sich in der Projektsteuerung lohnt
Alle sechs stammen aus Audits in Büros, die Bauherren vertreten. Keine Ideensammlung.
- Projektstand aus allen Beteiligten an einer Stelle: was läuft, was offen ist, was seit wann liegt
- Aufgaben aus Protokollen mit Person und Frist verfolgen, Erinnerung vor der nächsten Besprechung
- Berichte für den Bauherrn als Entwurf aus Terminplan, Kostenstand und Protokollen
- Termin- und Kostenabweichungen früh melden, mit Folgen für die nächsten Gewerke
- Vergaben und Nachträge im Blick, mit Datum und Begründung, für den Bauherrn nachvollziehbar
- Erstgesprächs-Dossier vor jedem neuen Vorhaben: Bauherr, Beteiligte, Regulatorik auf zwei Seiten
Ein Bericht ist nur so belastbar wie die Frage, seit wann etwas unbearbeitet liegt.
Der Engpass
Warum der Bericht aus zehn Anrufen entsteht
Sobald eine Aufgabe delegiert ist, lässt sich ihr Status nicht mehr verfolgen. Aufgaben laufen zu je einem Drittel über Tool, Mail und Telefon. Wer wissen will, wo ein Projekt steht, fragt. In der Projektsteuerung fragen Sie zehnmal, bevor Sie berichten können.
Was Projektsteuerung im Kern verlangt
Ihre Arbeit ist zu großen Teilen Informationsarbeit. Sie sollen Termine, Kosten und Qualitäten im Blick behalten, aber die Informationen dazu kommen von Beteiligten, die sie unterschiedlich strukturiert und unterschiedlich pünktlich liefern. Ein erheblicher Teil Ihrer Zeit geht dafür drauf, verstreute Angaben in ein Bild zu bringen, das gestern schon veraltet war.
Das Leistungsbild nach AHO beschreibt Handlungsbereiche und Projektstufen, aber es sagt nichts darüber, wie Sie an belastbare Zahlen kommen. In der Praxis entscheidet die Frage, ob Sie den Stand jederzeit belegen können: wer hat wann was gemeldet, wann wurde freigegeben, seit wann liegt etwas unbearbeitet.
Für KI heißt das: Berichte aus Projektstand und Protokollen vorbereiten, Freigabewege nachhalten, Fristen im Blick behalten. Die Bewertung und die Entscheidung, was dem Bauherrn gemeldet wird, bleiben bei Ihnen.
So kommen Sie dahin
- 01
Erstgespräch
Dreißig Minuten per Video. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Stunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
- 02
Audit
Fünfzehn Arbeitstage mit festem Enddatum. Ihre Ablaufkarte von der Anfrage bis zur Rechnung, am Ende ein Plan mit Festpreis je Schritt.
- 03
Umsetzung
Sie entscheiden Schritt für Schritt. Jeder Baustein läuft, bevor der nächste beginnt, und gehört Ihnen ab Tag eins.
Für wen sich das lohnt
Projektsteuerung
Sie fragen heute nach dem Stand. Danach sehen Sie ihn und entscheiden.
Bauherr
Er bekommt Berichte, die aus Daten entstehen, nicht aus Anrufen. Freigegeben von Ihnen.
Geschäftsführung
Sie wollen mehr Projekte mit derselben Mannschaft steuern. Das ist die Rechnung im Audit.
Häufig gefragt
Steuert die KI das Projekt?
Nein. Sie führt zusammen, meldet und bereitet vor. Steuern und entscheiden tun Sie.
Was ist mit Beteiligten, die nicht mitmachen?
Der Agent nimmt den Kanal, den sie ohnehin nutzen: Mail, WhatsApp, Protokoll. Wer nicht liefert, wird erinnert, ohne dass Sie anrufen.
Müssen wir unsere Ablage vorher umstellen?
Nein. Wir setzen auf die Ablage auf, die Sie haben. Eine gewachsene Ordnerstruktur ist das Gedächtnis Ihres Büros, kein Chaos, das man wegräumt.
Was passiert mit den Projektdaten?
Die Originale bleiben in Ihrem Büro. Es gibt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO, Verarbeitung nur in der EU, kein Training mit Ihren Daten.
Gibt es Fördermittel dafür?
Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt.
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Sehen wir uns Ihr Büro an.
Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Danach wissen Sie, ob sich das für Sie lohnt.